電話対応業務の効率化と、履歴管理を可能にする「おもてなし電話」というサービスが大きな注目を集めています。メディアでも話題のサービスを取材しました。

着信とともに相手の履歴を画面に表示

　電話をかけてきた相手かどんな方で、どんな取引関係にあるのか瞬時に把握することができたら、便利だと思いませんか？相手が重要クライアントであれば「〇〇様、お電話ありがとうございます」という具合に、親しみを込めて電話を取れますので、相手に好印象を与えることができます。「おもてなし電話」はこれを可能にするCTIと呼ばれる、コンピューターと電話を融合した画期的なシステムです。
　CTIは非常に優れたシステムであるにもかかわらず、これまではコールセンターや大手の電話受付など、非常に限られた企業にしか導入されていませんでした。それは導入費用が非常に高額なためです。1拠点で使用するだけでも数百万円以上のコストがかかるので、中小企業では簡単に導入することができませんでした。
「おもてなし電話」はこの問題を解消するために、CTIの仕組みをクラウド化。これにより初期費用10万円、月額9800円という、圧倒的な低価格を実現することに成功しました。これはもちろん業界最安の価格です。2014年1月にリリースして以降、着々と実績を伸ばし、導入実績は全国で500社900拠点を超えました。不動産・住宅系を中心に、100業種以上に導入されています。
　では、「おもてなし電話」の使い方を見てみたいと思います。着信があるとパソコンのモニターに、相手先の情報画面が瞬時に表示されます。履歴情報をもとに、どのような対応をすれば良いかを判断できるので、相手を待たせたりすることがありません。表示される情報は名前や住所、過去の取引実績、打ち合わせ内容などさまざま。情報項目は最大30項目まで、各社で自由に設定することができます。Sansanなどの名刺管理ソフトと連携しているので、名刺のスキャンデータから情報を取り込むことも可能です。また、住所はGoogleマップと連動しているので、事務所から相手先までの距離もすぐに確認することができます。
　また、通話は自動で録音されるようになっているので、あとから通話の内容を確認することもできます。手動のように録音のし忘れの心配がありません。